Trabaja en línea desde casa, las mejores herramientas para reuniones
Prepararse en unos días para la videoconferencia remota, en los días del Coronavirus, es simple y, a menudo, sin costo alguno. Aquí están los mejores programas disponibles.
Con la adopción de medidas para contrarrestar la propagación de Covid-19 , ha vuelto el foco de atención sobre el trabajo en línea desde casa , el llamado trabajo inteligente . Si para los autónomos que trabajan a distancia, utilizar el software más innovador ha sido la norma durante varios años, para algunas categorías de trabajadores representa una novedad . Especialmente en lo que respecta a la realización de videoconferencias, talleres y todo lo que vaya más allá del simple intercambio de correos electrónicos .
¿Cuáles son las herramientas más utilizadas para reuniones remotas?
Cisco Webex
Webex de Cisco es una aplicación profesional, disponible en versiones de escritorio y móviles, que le permite realizar reuniones , eventos y capacitación por video en línea . Se puede utilizar tanto con wi-fi como con conexión de datos . Las últimas versiones también han extendido su uso en escuelas y universidades . Webex es apreciado por su video de alta calidad y su funcionalidad móvil , que le permite mover la pantalla en tiempo real para mostrar quién está hablando. Entre las ventajas, la posibilidad de intercambiar documentos , archivos e imágenes en una resolución HD de gran rendimiento . Para la emergenciaCoronavirus , Cisco ha extendido el período de prueba gratuito a todos los países donde se puede utilizar el programa.
Estas son las características adicionales también disponibles con la versión gratuita:
- Sin límite de tiempo para las reuniones (anteriormente el máximo era de 40 minutos);
- Permite hasta 100 participantes (en lugar de 5);
- Te permite conectarte a través de la suscripción telefónica , y ya no solo en VoIP.
Los detalles de la oferta están disponibles en el sitio web oficial de Cisco Webex. Para unirse , en cambio, a una instalación ad hoc para escuelas, simplemente conéctese a la página de Solidaridad Digital de Agid (Agencia para la Italia Digital - Presidencia del Consejo de Ministros). Aquí se agrupan todas las iniciativas gratuitas para acercar empresas y trabajadores al mundo del trabajo inteligente , en este delicado momento.
Reuniones de Zoom Cloud
Entre las mejores herramientas para reuniones en línea, es versátil y fácil de usar . Es una plataforma diseñada para conferencias web de todo tipo, también en este caso tanto de PC y teléfonos inteligentes . Además de la calidad de audio y video, se caracteriza por algunas características . No es necesario , por ejemplo, que todos los participantes estén registrados en el servicio. Solo que el organizador envía un enlace y se puede acceder directamente desde el navegador . Si la casa está desordenada , puede usar la función Fondo virtual para tener un fondo fotográfico detrás . OMScoordina interacciones con Zoom, además, cuenta con una serie de herramientas para gestionar audiencias :
- Puede activar o desactivar el video y / o micrófono de los participantes;
- Grabe la sesión , para que pueda revisarla a voluntad y compartirla con sus colegas .
Ir a la reunión
Le permite planificar , iniciar y administrar una videoconferencia en cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo. Después de un período de prueba gratuito de dos semanas , se elige el plan de tarifas más adecuado . La plataforma, con una interfaz intuitiva , permite compartir pantalla. Significa que los usuarios podrán intercambiar imágenes , presentaciones y otros documentos durante el trabajo . También puede ceder el control de su PCpara cualquier demostración del funcionamiento del software .
Equipos de Microsoft
El gigante de Redmond también se ha activado por la emergencia del Coronavirus . De hecho, ha extendido el período de prueba gratuito de la herramienta de reuniones en vivo para todos por hasta seis meses . Solo se necesitan unos pocos clics para activar el chat con colegas , iniciar una reunión de video instantánea , obtener almacenamiento de documentos (personal y equipo de trabajo) y colaboración con la suite Office 365 .
Reunión de Hangouts de Google
Otra herramienta para trabajar online desde casa es uno de los servicios incluidos en los paquetes G Suite y G Suite for Education , dentro del cual también encontramos las aplicaciones más conocidas como Gmail , Google Drive y Google Calendar . Hangouts Meet es adecuado tanto para el trabajo como para la escuela . Ofrece la posibilidad de gestionar fácilmente reuniones virtuales a las que pueden conectarse hasta 250 personas al mismo tiempo .
Además, se pueden organizar videoconferencias para que se transmitan hasta un máximo de 100.000 espectadores . Para facilitar su uso durante la emergencia del Coronavirus , Google ha decidido hacer que el software sea gratuito hasta el 1 de julio de 2020 . Sin embargo, la promoción está reservada solo para aquellos que ya se hayan suscrito a una suscripción a G Suite o G Suite for Education, quienes no tendrán que pagar la tarifa mensual que normalmente se brinda por el servicio.
Consejos para gestionar una reunión en línea
Elegir la herramienta más adecuada para el trabajo online desde casa es el primer paso para poder trabajar en paz incluso de forma remota . Sin embargo, coordinar los tiempos, las personas y el uso de las herramientas disponibles es igualmente importante . Algunos valiosos consejos provienen de Methodos Group SpA , una empresa de consultoría internacional especializada en la gestión del cambio organizacional.
No abordes demasiados temas
Las interacciones virtuales suelen ser más rentables que las presenciales, pero también las más exigentes . En consecuencia, es preferible limitarse a los intercambios que son verdaderamente fundamentales y necesarios para producir resultados concretos.
Crea un equipo de facilitación
Si es necesario , es decir, si los objetivos , los materiales que se compartirán y el número de personas que se involucrarán lo requieren, cree un equipo de facilitación . Incluirá un coordinador de las obras , un responsable de los contenidos a producir y suministrar a los empleados y colaboradores y un técnico informático que supervisa el funcionamiento de la plataforma tecnológica. Los involucrados en la producción de contenidos adaptarán, mediante compresión, el formato de los materiales (presentaciones, videos, imágenes, etc.) para reducir la necesidad de ancho de banda de transmisión.
Sin dejar nada al azar
Los consejos para gestionar mejor una reunión online en el trabajo inteligente no terminan aquí. De hecho, es recomendable compartir un recordatorio con los participantes de antemano con los objetivos , temas y materiales que se debatirán durante la conferencia web. El día anterior , pruebe la conexión y la funcionalidad del software elegido con al menos dos participantes. Si los colegas involucrados nunca han trabajado de forma remota , pedirles que comprobar el ancho de banda y conectividad bien en avance . En cuanto al ambiente físico de trabajo, invítelos atener un escritorio ordenado . El día señalado, programe diez minutos de “bienvenida” , antes del inicio oficial de la reunión , para verificar la calidad de la conexión de audio y video por parte de todos .
Respeta las reglas de etiqueta.
Por último, no debemos descuidar las reglas de etiqueta : habla uno a la vez y dos tercios de la velocidad normal . Deletree bien las palabras usando oraciones simples y cortas. Anuncie si necesita desconectarse de la reunión.